Câu ngạn ngữ “biết là một nửa trận chiến” thường đúng ở bất cứ nơi nào liên quan đến năng suất. Để thành công trong Hoàn thành công việc , bạn không thể nhảy ngay vào nhiệm vụ trước mắt (dù điều đó có thể hấp dẫn đến đâu). Thay vào đó, bạn cần tiếp cận công việc chậm hơn để có thể di chuyển nhanh chóng khi thực sự đang làm việc. Sự chuẩn bị là điều cần thiết, và như David Allen giải thích trong cuốn Hoàn thành mọi việc không hề khó , một thành phần quan trọng là quản lý hành động của bạn.
Các phương pháp thúc đẩy năng suất và Get thing done (GTD) có phần giống với fractal – nếu bạn tiếp tục quan sát kỹ hơn, những mô hình tương tự chắc chắn sẽ tái diễn. Ở cấp độ vĩ mô, GTD yêu cầu quản lý các cam kết và nhiệm vụ của bạn thông qua việc tổ chức và làm rõ. Và ở cấp độ vi mô, GTD yêu cầu quản lý các hành động hoặc các bước mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu.
Quản lý tác vụ theo chiều ngang là cấp độ vĩ mô . Quản lý theo chiều dọc là cấp độ vi mô .
Quản lý các hành động giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi khối lượng lớn các cam kết của bạn thành một tập hợp các bước mạch lạc, có tổ chức và quan trọng nhất là khả thi mà bạn cần thực hiện. Việc quản lý hành động mang lại cho bạn một kế hoạch tấn công rõ ràng, một nhóm mục tiêu có thể quản lý được và một quan điểm được cải thiện . Và vì việc chia nhỏ mọi thứ càng nhiều càng tốt sẽ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn nên chúng tôi sẽ chia hành động của bạn thành hai loại: theo chiều ngang và chiều dọc.
Quản lý hành động theo chiều ngang
Quản lý hành động theo chiều ngang nghe có vẻ giống như một động tác thể dục phức tạp nhưng nó chỉ đơn giản là một phương tiện giúp bạn có thể thực hiện các hành động liên quan đến một số nhiệm vụ một cách hiệu quả. Bạn có thể coi nó như hệ thống ‘hai con chim, một hòn đá’ của mình , bởi vì quản lý hành động theo chiều ngang xem xét tất cả các nhiệm vụ bạn có và xác định một hoặc nhiều hành động chung giúp đưa nhiều nhiệm vụ đến mức hoàn thành.
Ví dụ: nếu nhiệm vụ của bạn bao gồm tắm rửa cho chó và tắm, thì việc buộc chặt khăn tắm là một hành động sẽ giúp bạn tiến tới hoàn thành từng nhiệm vụ. Thay vì lấy một chiếc khăn khi bạn cần, hệ thống quản lý hành động theo chiều ngang sẽ giúp bạn lấy cả hai chiếc khăn cùng một lúc để chúng sẵn sàng khi bạn cần.
Nếu việc quản lý hành động theo chiều ngang nghe có vẻ khó khăn, bạn có thể sử dụng Swift To-Do List để đơn giản hóa vấn đề. Chương trình cho phép bạn đính kèm ghi chú và tài liệu vào các nhiệm vụ trong danh sách của mình, điều này hoàn toàn phù hợp với việc quản lý hành động. Tôi thích tạo danh sách hành động có dấu đầu dòng cho từng nhiệm vụ trong khu vực ghi chú để tôi biết mình cần thực hiện những bước nào để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Để thực hiện quản lý hành động theo chiều ngang, tôi xem danh sách có dấu đầu dòng cho từng nhiệm vụ và xác định các hành động chung cho nhiều nhiệm vụ. Sau đó, tôi tạo một danh sách phụ và nhập những hành động này làm hành động ưu tiên/hiệu quả của mình – những bước tôi có thể thực hiện để đạt được tiến bộ trong nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Sau một thời gian, bạn có thể nhận thấy rằng việc quản lý hành động theo chiều ngang của bạn có xu hướng bộc lộ các hành động chuẩn bị, như thu thập nguồn cung cấp hoặc nghiên cứu. Nếu các hành động tương tự tái diễn một cách có tổ chức, bạn có thể sử dụng Swift To-Do List 7 để gửi cho bạn các email nhắc nhở một cách nhất quán. Thông thường, các hành động phổ biến là “bước đầu tiên” trong việc hoàn thành nhiệm vụ và bằng cách quản lý tất cả chúng cùng một lúc, bạn có thể có khởi đầu thuận lợi cho các dự án trong tương lai.
Quản lý hành động theo chiều dọc
Quản lý hành động theo chiều dọc không có phạm vi “bức tranh lớn” như quản lý tác vụ theo chiều ngang, nhưng nó vẫn quan trọng. Như Allen nói, quản lý hành động theo chiều dọc là “’lập kế hoạch dự án’…tập trung vào một nỗ lực, tình huống hoặc con người duy nhất và tìm ra bất kỳ ý tưởng, chi tiết, ưu tiên và chuỗi sự kiện nào có thể cần thiết để bạn xử lý nó.”
Bạn có thể coi quản lý hành động theo chiều dọc như một danh sách kiểm tra hoặc danh sách việc cần làm, điều này khiến Swift To-Do List 7 trở thành một công cụ hiệu quả cho kỹ thuật này. Để quản lý hành động theo chiều dọc, bạn cần liệt kê tất cả các bước cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải càng chi tiết càng tốt và liệt kê cả những hành động chuẩn bị. Việc chia nhỏ các nhiệm vụ thành càng nhiều hành động càng tốt là điều quan trọng vì nó giúp chúng dễ quản lý hơn và cho phép bạn xác định các hành động phổ biến trong quy trình quản lý hành động theo chiều ngang.
Chia nhỏ công việc
Những hành động càng nhỏ thì bạn càng có nhiều khả năng loại bỏ chúng trong khoảng thời gian giữa các cuộc họp, bữa trưa hoặc công việc chính. Nếu bạn không chia nhỏ các nhiệm vụ của mình, chúng có thể khiến bạn choáng ngợp và bạn sẽ cần dành nhiều thời gian để hoàn thành bất kỳ việc gì và bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội hợp nhất các hành động do quản lý hành động theo chiều ngang mang lại. Ngoài ra, việc có danh sách các hành động được liệt kê cho từng nhiệm vụ cho phép bạn đánh giá tiến trình của mình thường xuyên hơn.
Để tất cả chúng cùng nhau
Quản lý hành động theo chiều ngang và chiều dọc đều là những công cụ hiệu quả nhưng chúng hiệu quả nhất khi được sử dụng cùng nhau. Thông thường, bắt đầu bằng quản lý hành động theo chiều dọc có thể hữu ích vì khi hoàn thành, bạn sẽ có thể thấy các hành động chung mà bạn cần hợp nhất trong giai đoạn quản lý hành động theo chiều ngang.
Mặc dù ban đầu việc quản lý hành động tốn nhiều thời gian nhưng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này và có thể giúp bạn tập trung khi thực hiện các dự án. Chia nhiệm vụ thành các bước cũng sẽ giúp bạn hiểu những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành và cách bạn nên thực hiện chúng. Cuối cùng, quản lý hành động giúp bạn đánh giá tốt hơn phạm vi nhiệm vụ của mình và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành. Với kinh nghiệm thu được khi sử dụng phương pháp này, cả ước tính thời gian và năng suất của bạn sẽ tăng cao.
Bài viết của Brian J. Willet
