Bạn có bao giờ ngần ngại giao việc cho người khác, ngay cả khi bạn đang ngập đầu công việc? Đừng lo lắng, bạn không phải là người duy nhất. Đó là một xu hướng tự nhiên của con người khi muốn kiểm soát mọi thứ.
Nhiều nhà quản lý cảm thấy lo lắng khi nghĩ đến việc giao việc hoặc đưa ra quyết định, ngay cả khi họ biết điều đó sẽ mang lại lợi ích. Trớ trêu thay, trong các tổ chức lớn, điều ngược lại cũng có thể xảy ra. Quyết định bị đẩy lui như một quả bóng nóng, được truyền từ người này sang người khác, khiến hiệu suất công việc bị ảnh hưởng.
Một khảo sát đáng chú ý của SHL, công ty đánh giá tâm lý của Mỹ, cho thấy các nhà quản lý dành khoảng 14% thời gian để chỉnh sửa công việc hoặc sửa lỗi cho nhân viên. Con số này thậm chí còn cao hơn ở những nơi có hệ thống phân cấp mạnh mẽ, lên tới 24% ở Hồng Kông và 20% ở Ấn Độ.
Nhưng liệu nỗi sợ mắc sai lầm có phải là lý do duy nhất khiến các nhà lãnh đạo không dám giao việc? Hãy cùng nhau khám phá sự ngần ngại phức tạp này.
Tại sao chúng ta ngần ngại giao việc?
Thiếu thời gian
Khi bạn ngập đầu công việc, tự mình đảm nhận tất cả các nhiệm vụ có thể giống như một giải pháp nhanh chóng. Giao việc? Nghe có vẻ như chỉ khiến bạn thêm gánh nặng. Phải mất thời gian để giải thích nhiệm vụ, và không chắc chắn nó sẽ được thực hiện đúng, đó là suy nghĩ của nhiều người. Vì vậy, bạn xắn tay áo và tự giải quyết, tin rằng mình đang đi con đường nhanh nhất để hoàn thành.
Nhưng trong khi giao việc có vẻ như là một sự khởi đầu chậm chạp, nó thường là cách để giải phóng thời gian trong tương lai của bạn. Hãy coi đó là một khoản đầu tư – thêm một chút thời gian hôm nay để tiết kiệm nhiều thời gian hơn vào ngày mai.
Ví dụ, chuẩn bị báo cáo hàng tháng. Mỗi tháng bạn có thể mất hai giờ. Bây giờ hãy tưởng tượng dành thêm một giờ trong tháng này để đào tạo một thành viên nhóm làm việc đó. Chắc chắn, đó là ba giờ vào tháng này. Nhưng sang tháng sau, sự tham gia của bạn giảm xuống còn 0. Bạn chỉ mất thêm một giờ, nhưng bạn tiết kiệm được hai giờ mỗi tháng khi tiếp tục. Đó là lợi ích ròng bắt đầu từ tháng sau, và khoản tiết kiệm sẽ không ngừng tăng lên.
Đây là cách giao việc như một hành động hướng đến tương lai, một khoản chi phí ban đầu mang lại lợi nhuận lâu dài. Nó không phải là một gánh nặng; đó là một chiến lược để giành lại thời gian của bạn.
Chủ nghĩa hoàn hảo
Những người theo chủ nghĩa hoàn hảo thường cảm thấy như người bảo vệ chất lượng. Trong tâm trí họ, chính họ, và chỉ có họ, mới có thể làm mọi thứ hoàn hảo. Giao việc? Nghe giống như yêu cầu giảm chất lượng, bởi vì ai có thể đáp ứng được những tiêu chuẩn cao ngất ngưởng của họ?
Những cá nhân khắt khe này có thể lo lắng rằng một kết quả không hoàn hảo không chỉ phản ánh vào công việc mà còn phản ánh lên họ. Họ sợ vết nhơ trên danh tiếng của mình hơn nhiều so với khối lượng công việc thêm. Vì vậy, họ giữ chặt nhiệm vụ của mình, sợ rằng buông bỏ cũng giống như buông lỏng tiêu chuẩn.
Nhưng ở đây có điều trớ trêu: sự theo đuổi công việc hoàn hảo, được thực hiện một mình, trở thành một công thức chắc chắn dẫn đến kiệt sức và căng thẳng. Thay vì đảm bảo sự hoàn hảo, việc đảm nhận quá nhiều thứ trở thành rào cản cho việc hoàn thành công việc đúng hạn và giữ cho đầu óc minh mẫn. Trong khi nhắm đến sự hoàn hảo, họ có nguy cơ không đạt được cả sự hoàn hảo và sự hoàn thành.
Vì vậy, trong nỗ lực bảo vệ danh tiếng của mình, những người theo chủ nghĩa hoàn hảo có thể chỉ đang đặt nó vào tình thế nguy hiểm hơn. Thật mâu thuẫn, phải không?
Rào cản niềm tin
Đối với những người thường xuyên làm việc độc lập hoặc đã từng trải nghiệm thảm họa ủy quyền trong quá khứ, việc trao quyền cho người khác không chỉ khó khăn mà còn gần như không thể. Họ nhìn với ánh mắt nghi ngờ, tự hỏi liệu nhóm của mình có thực sự đủ khả năng để hoàn thành công việc.
Rào cản niềm tin này không chỉ khiến họ không dám ủy quyền mà còn khiến họ muốn can thiệp vào những công việc ít ỏi mà họ đã giao đi, dẫn họ vào mìn của việc quản lý quá mức. Và bạn đoán xem? Nó không chỉ là về sự kém hiệu quả. Đó là về sự khó chịu và những lời phàn nàn mà nó gây ra trong nhóm. Kết quả là sự sụt giảm tinh thần và kết quả công việc không được như mong đợi.
Những cạm bẫy trong ủy quyền
Nghịch lý của việc né tránh rủi ro
Trong nỗ lực né tránh những rủi ro tiềm ẩn, vô tình họ lại tạo ra những rủi ro thực sự. Họ cố gắng làm tốt cho dự án, nhưng cuối cùng lại trở thành trở ngại lớn nhất cho chính mình.
Bẫy của chuyên gia
Khi bạn là chuyên gia hàng đầu trong một lĩnh vực cụ thể, dễ dàng cảm thấy mình là anh hùng mà mọi nhiệm vụ đều cần đến. Giao việc cho người khác có vẻ như là lời mời chào cho những sai lầm và kết quả hạng hai.
Những nhà lãnh đạo này, tự hào về chuyên môn của mình, thường trở thành người bảo vệ “Cách mọi việc diễn ra”. Những cách tiếp cận khác của nhóm không chỉ đơn giản là khác; đối với chuyên gia, chúng trông giống như những bước đi sai lầm tiềm ẩn.
Nhưng sự thật mâu thuẫn là: giao nhiệm vụ cho người khác là chìa khóa để trở thành một chuyên gia thậm chí còn giỏi hơn. Bằng cách giải phóng không gian tinh thần và thời gian để đào sâu hơn vào chuyên môn đó hoặc để khám phá những vùng lãnh thổ mới để chinh phục.
Bám chặt vào mọi nhiệm vụ không phải là bảo vệ sự thành thạo; nó đang kìm hãm tiềm năng phát triển của nó. Đây là một nhận thức bất ngờ, nhưng buông bỏ có thể là điều cho phép bạn đạt đến đỉnh cao rực rỡ tiếp theo của mình.
Mục tiêu không rõ ràng
Nếu bạn không biết mình đang hướng đến đâu, việc giao bản đồ sẽ không giúp ích gì. Khi một nhà lãnh đạo không chắc chắn về mục tiêu cuối cùng của một nhiệm vụ, việc giao nó đi giống như chơi trò “nói nhỏ, ra to” – thông điệp cuối cùng sẽ bị mập mờ. Đó là một con đường một chiều dẫn đến sai lầm và kết quả tồi tệ.
Nếu bạn muốn ủy quyền suôn sẻ, hãy bắt đầu bằng cách tạm dừng. Trước khi trao baton, hãy tập trung laser vào mục tiêu của bạn. Xác định rõ kết quả bạn đang theo đuổi, vạch ra kế hoạch và đặt những kỳ vọng đó một cách thẳng thắn.
Ủy quyền không chỉ đơn thuần là giao việc; nó là về việc đảm bảo nhóm chạy đua trên một đường đua rõ ràng.
Kỹ năng ủy quyền thiếu sót
Ủy quyền không chỉ đơn giản là nói “Bạn làm điều này.” Đó là một nghệ thuật. Nó là về việc biết nên giao những nhiệm vụ nào, cách thiết lập rõ ràng nền tảng cho chúng, đưa ra những động viên hữu ích khi cần thiết và lái con tàu mà không cần điều khiển nó. Nếu một nhà lãnh đạo không được trang bị những kỹ năng này, việc giao việc có thể giống như đang điều hướng trong bóng tối.
Vậy, làm thế nào để bật đèn? Hãy tăng cường học tập. Cho dù đó là thông qua các buổi đào tạo, hợp tác với một người cố vấn dày dặn kinh nghiệm hay chỉ đơn giản là nhận lời khuyên từ những người đã từng trải qua, việc nâng cao kỹ năng ủy quyền là hoàn toàn khả thi.
Nếu ủy quyền cảm thấy giống như một cây cầu rung lắc, đã đến lúc củng cố nó. Không cần phép thuật, chỉ cần một chút học hỏi và thực hành.
Suy nghĩ cuối cùng
Chúng tôi đã phơi bày những nỗi sợ hãi, những do dự, những rào cản khiến việc ủy quyền có vẻ như một màn nhào lộn trên dây. Nhưng đây là mặt tích cực: tất cả những trở ngại này đều có thể vượt qua. Nó không liên quan đến sức mạnh siêu phàm hay trở thành một bậc thầy quản lý. Nó đơn giản hơn thế. Nó phụ thuộc vào việc học hỏi và thực hành.
Ủy quyền không phải là mất kiểm soát; đó là lựa chọn lãnh đạo theo cách khác. Đó là chấp nhận thực tế rằng cùng nhau, chúng ta không chỉ nhanh hơn mà còn tốt hơn.
