Bạn nên bắt đầu phân loại nhiệm vụ của mình để làm cho danh sách việc cần làm của bạn dễ dàng sắp xếp hơn.
Một thành phần chính của năng suất là ưu tiên các trách nhiệm hàng ngày của bạn, đó là lý do tại sao danh sách việc cần làm lại quan trọng đến vậy. Thông thường, tôi khuyên bạn nên sử dụng Ma trận Eisenhower , ma trận này giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ một cách trực quan tùy theo mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng, nhưng có một cách khác: Phương pháp ABCDE, xuất phát từ Ăn con ếch đó!: 21 cách tuyệt vời để ngừng trì hoãn và đạt được thành công. Hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ít hơncủa Brian Tracy. Rõ ràng, ăn con ếch — hoặc làm nhiệm vụ lớn nhất, tệ nhất trước tiên — là một cách để giải quyết các nhiệm vụ trong ngày, nhưng việc xác định cách bạn sẽ thực hiện những việc còn lại cũng khá quan trọng. Đây là cách nó hoạt động.
Phương pháp ABCDE là gì?
Phương pháp ABCDE là một cách đơn giản để phân loại những việc bạn cần làm. Sử dụng nó có thể là bước đầu tiên vững chắc để lập danh sách việc cần làm của bạn, đặc biệt nếu bạn đang làm theo một mô hình như danh sách 1-3-5 , yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ chính, ba nhiệm vụ cỡ trung bình và năm nhiệm vụ lớn. việc nhỏ mỗi ngày. Việc tìm ra các nhiệm vụ lớn, vừa và nhỏ thực sự là một nhiệm vụ (nhưng xin lỗi, nó không được tính là một trong năm nhiệm vụ).
Khi lập kế hoạch cho ngày của mình, bạn sẽ cho điểm từng nhiệm vụ trước mắt. Đầu tiên, hãy liệt kê ra mọi thứ bạn cần làm. Đây có thể là danh sách các nhiệm vụ của bạn trong ngày, tuần hoặc tháng—cuối cùng bạn sẽ loại bỏ tất cả. Sau đó, cho điểm từng em dựa trên đề cương này:
- A dành cho những nhiệm vụ quan trọng nhất, giống như bất cứ điều gì sẽ gây ra hậu quả nếu không hoàn thành. Đây là những nhiệm vụ “ếch” đòi hỏi nguồn lực và thời gian, nhưng chúng cũng có thể là những việc không mất nhiều thời gian nhưng lại kèm theo hình phạt nặng nề nếu thất bại, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn đúng hạn.
- Nhiệm vụ B là những nhiệm vụ cũng cần phải hoàn thành nhưng sẽ không gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu chúng không được thực hiện ngay lập tức. Bạn biết rằng bạn cần phải thực hiện chúng vào một lúc nào đó (kẻo chúng sẽ leo thang đến mức cấp bách của nhiệm vụ A) nhưng bạn có một khoảng trống nhỏ để dao động.
- Nhiệm vụ C không gây ra bất kỳ hậu quả nào nếu không hoàn thành, nhưng đó là những việc nên được thực hiện. Đối với tôi, nhiệm vụ C có thể là phản hồi một lời chào hàng PR để nói rằng tôi không quan tâm đến việc phỏng vấn khách hàng của họ. Tôi không cần phải làm điều đó, nhưng đó là một điều tốt để giữ mối quan hệ chuyên nghiệp luôn thân thiện. (Ngược lại, nhiệm vụ B sẽ phản hồi ngay cho người đại diện quảng cáo của ai đó khi họ đang cố gắng xác định thời gian cho một cuộc phỏng vấn. Nhiệm vụ A sẽ là thực hiện cuộc phỏng vấn.)
- Nhiệm vụ D là bất cứ điều gì bạn có thể ủy thác cho người khác. Người được bạn giao việc đó không nên đảm nhận bất kỳ nhiệm vụ A hoặc B nào; nó phải trở thành ưu tiên hàng đầu của họ, ngay cả khi nó không phải là việc quan trọng đối với bạn hoặc đơn giản là điều gì đó mà bạn tin tưởng rằng họ sẽ hoàn thành tốt.
- Nhiệm vụ E là những nhiệm vụ bạn loại bỏ hoàn toàn. Nếu chúng hoàn toàn không có mục đích, không gây ra hậu quả gì hoặc thậm chí có thể kéo bạn đi chệch hướng hoặc gây bất lợi, thì đừng làm chúng. Tuy nhiên, đây là một mức độ khá tương đối: Giả sử tối nay bạn muốn đi đến cửa hàng tạp hóa nhưng không có thời gian. Bạn có đủ đồ ăn ở nhà hoặc có thể gọi mang về. Lần này loại bỏ nó cũng không sao, nhưng khi bạn dùng hết thức ăn, chuyến đi đến cửa hàng tạp hóa sẽ quay trở lại danh sách ở vị trí cao hơn. Các nhiệm vụ E khác có thể không bao giờ xuất hiện trở lại; chúng chỉ là không quan trọng. Hãy bỏ qua chúng để giảm bớt áp lực cho bản thân.
Sử dụng điểm ABCDE để sắp xếp một ngày của bạn
Khi mọi nhiệm vụ đã được ấn định điểm, hãy bắt đầu lên kế hoạch cho ngày (và tuần và tháng) của bạn. Đây là nơi xuất hiện danh sách việc cần làm 1-3-5: Nhiệm vụ lớn duy nhất phải là nhiệm vụ A, nhiệm vụ khẩn cấp và kịp thời và/hoặc đòi hỏi nguồn lực và sự tập trung lớn. Ba nhiệm vụ quy mô trung bình có thể bao gồm một nhiệm vụ cấp độ A nhỏ hơn, nhưng rất có thể sẽ là nhiệm vụ B. Đối với năm nhiệm vụ nhỏ hơn, hãy chọn bất kỳ điểm B nào còn sót lại và nếu bạn muốn, điểm C. Đối với những việc ở cấp độ D, việc thuê ngoài và điều phối chúng có thể vẫn cần đủ công việc để đủ điều kiện thực hiện việc ủy quyền như một trong năm nhiệm vụ nhỏ hơn của bạn, nhưng điều đó phụ thuộc vào mức độ nỗ lực thực sự và thời gian còn lại trong ngày của bạn. giống. Đừng bắn người đưa tin, nhưng bạn có thể phải quay lại nhiệm vụ C để giải quyết công việc của phái đoàn.
Điểm E chỉ có thể bị gạch bỏ. Hãy tiếp tục và xóa chúng hoặc loại bỏ chúng. Bạn sẽ cảm thấy dễ chịu (và hiệu quả) khi đạt được mục đích cuối cùng đó.
Sau khi bạn đã sắp xếp những nhiệm vụ cần thiết trong ngày, hãy nhìn về phía trước trong tuần và đảm bảo rằng bạn luôn ghi nhớ mọi trách nhiệm cấp độ B và chuyển chúng sang một ngày phù hợp với bạn nếu bạn không có thời gian cụ thể. ngày. Tắt chúng đi sẽ biến chúng thành As khá nhanh chóng.
Như mọi khi, hãy dựa vào hộp thời gian để lên lịch cho ngày từ đó. Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ trong lịch của bạn, dành nhiều thời gian nhất cho các nhiệm vụ chính ở cấp độ A và ngày càng ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ B và C. Đừng đa nhiệm; thay vào đó, hãy làm từng việc theo thứ tự, bắt đầu bằng việc ăn con ếch và lần lượt làm những việc khác cho đến khi hoàn thành. (Ngoại lệ ở đây là nếu bạn đang giao nhiệm vụ, hãy cố gắng hoàn thành nó sớm để người khác cũng có thời gian hoàn thành công việc cấp độ A hoặc B đối với họ.)
Phân loại trách nhiệm của bạn là một cách dễ dàng để có cái nhìn sâu sắc hơn về chúng và nâng cao cảm giác cấp bách của bạn về chúng, điều này buộc bạn phải làm việc hiệu quả hơn . Đưa tất cả vào một danh sách được sắp xếp theo thứ tự sẽ mang lại cho bạn cấu trúc và phương hướng, ít lãng phí thời gian hơn trong ngày và sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành khi hoàn thành, bản thân điều này đã mang lại hiệu suất cao.
ABCDE chỉ là một nửa của giải pháp. Cần nhấn mạnh hơn vào cách ghi điều này lên lịch đơn giản vì đó là nơi mọi việc được hoàn thành — chỉ liệt kê các mục, bất cứ điều gì bạn thích, là không đủ.
-st
